SIKAP DAN AKSI PENGAWAS DALAM MENGHADAPI MADRASAH DENGAN KOMPETENSI ADMINISTRASI RENDAH

 

Oleh: Dr. Aty Mulyani, S.Ag., S.Pd., M.Pd

Ketua Umum PGM Ind Wil. Jambi

Pengawas MA Kab. Muaro Jambi

Ketua III Forkom Ormas Jambi

 

Madrasah dengan kemampuan administrasi yang rendah sering ditemui, terutama pada madrasah swasta di lingkungan pesantren. Pengawas memiliki peran strategis dalam mengatasi kondisi ini. Untuk mencapai hasil yang optimal, pengawas perlu menunjukkan sikap profesional yang tepat sekaligus melakukan aksi nyata yang terukur dan berkelanjutan.

 

A. SIKAP PENGAWAS YANG TEPAT

1. Sikap Empatik dan Tidak-Menghakimi

Pengawas harus memahami bahwa rendahnya administrasi bukan semata karena ketidakmampuan, tetapi karena:

a.       kurangnya pelatihan,

2. beban kerja ganda,
3. budaya kerja pesantren,
4. keterbatasan sarana.

Sikap empatik membuat madrasah merasa aman dan mau terbuka.

2. Sikap Kolaboratif (Bukan Otoritatif)

Pengawas tidak boleh hadir sebagai "pemeriksa kesalahan", tetapi sebagai mitra pendamping.

a.       Mengajak berdiskusi, bukan memerintah.

2. Menawarkan solusi, bukan menyalahkan.

3. Sikap Konsisten dan Disiplin

Administrasi tidak akan membaik tanpa kehadiran pengawas yang:

a.       rutin hadir,

2. memberikan umpan balik berkelanjutan,
3. menagih tindak lanjut dengan sopan dan terukur.

4. Sikap Teladan Profesional

Pengawas harus menunjukkan keteladanan:

a.       tertib administratif,

2. disiplin laporan,
3. rapi dalam dokumen.

Madrasah akan mengikuti keteladanan lebih kuat daripada sekadar arahan.

5. Sikap Menghargai Budaya Pesantren

Banyak madrasah berada dalam lingkungan pesantren yang menjunjung:

a.       khidmah,

2. adab,
3. hierarki,
4. kepatuhan kepada kiai.

Pengawas harus menghormati budaya tersebut sekaligus mengajak perubahan.

6. Sikap Solutif

Pengawas harus datang dengan semangat "membantu menyelesaikan masalah", bukan hanya mengobservasi.

B. AKSI PENGAWAS DALAM PENINGKATAN ADMINISTRASI MADRASAH

Berikut langkah tindakan yang terukur, sistematis, dan dapat dilakukan dalam siklus supervisi.

1. Melakukan Pemetaan (Needs Assessment)

Pengawas terlebih dahulu wajib memetakan kondisi administrasi madrasah:

a.       dokumen kurikulum (CP–ATP–Modul Ajar),

2. administrasi kelembagaan (RKS, RKAM, SOP),
3. arsip kepegawaian,
4. manajemen data (EMIS, Simpatika, dll).

Pengawas membuat peta masalah untuk mengetahui level kelemahan: dasar, menengah, atau berat.

2. Menyusun Prioritas Pembinaan

Tidak semua kekurangan diperbaiki sekaligus. Pengawas menetapkan prioritas:

a.       mana yang harus selesai segera (darurat),

2. mana yang bertahap,
3. mana yang jangka panjang.

Contoh prioritas awal:

a.       perbaikan dokumen RDM,

2. penataan arsip guru,
3. perbaikan dokumen kurikulum inti.

3. Melaksanakan Supervisi Akademik dan Manajerial Bertahap

Pengawas melakukan supervisi secara bertahap dan fokus:

a.       tahap 1: penertiban dokumen wajib,

2. tahap 2: pelatihan dan pendampingan teknis admin dan kurikulum,
3. tahap 3: pembinaan kepala madrasah dan operator,
4. tahap 4: monitoring tindak lanjut.

Pendampingan dilakukan berulang, tidak hanya sekali.

4. Memberikan Pelatihan dan Bimbingan Teknis (Bimtek)

Pengawas perlu mengadakan:

a.       pelatihan penyusunan RKS/RKAM,

2. pelatihan pengelolaan EMIS dan Simpatika,
3. pelatihan administrasi pembelajaran,
4. workshop penyusunan SOP.

Pelatihan dapat dilakukan perkelompok, misalnya lintas madrasah.

5. Mengembangkan Contoh (Template) Administrasi

Sebagian madrasah lemah karena tidak memiliki contoh.
Pengawas dapat menyediakan template:

a.       buku kerja guru,

2. format SOP,
3. format RDM,
4. format laporan kurikulum,
5. format program tahunan dan semester.

Template mempermudah percepatan perbaikan administrasi.

6. Mendampingi Kepala Madrasah Secara Intensif

Pengawas memusatkan pembinaan pada kepala madrasah sebagai penanggung jawab utama administrasi.

Aksi pembinaan kepala:

a.       coaching untuk leadership,

2. pembagian tugas administrasi,
3. manajemen waktu,
4. monitoring guru dan operator.

Kepala madrasah yang kuat = administrasi yang tertata.

7. Memberikan Supervisi Berbasis Coaching

Metode coaching membuat guru dan operator:

a.       merasa dihargai,

2. termotivasi,
3. mampu menemukan solusi sendiri.

Coaching lebih efektif daripada sekadar memerintah.

8. Membentuk Tim Perbaikan Administrasi di Madrasah

Pengawas membantu madrasah menyusun Tim Admin dan Kurikulum.
Anggotanya:

a.       kepala madrasah,

2. wakil kurikulum,
3. operator,
4. guru inti.

Tim ini bertugas:

a.       merapikan dokumen,

2. mengisi kekurangan,
3. mengawal tindak lanjut supervisi.

9. Melakukan Monitoring Berkala

Pengawas harus memonitor:

a.       progres perbaikan,

2. dokumen yang sudah diperbaiki,
3. dokumen yang masih lemah.

Monitoring minimal 3 kali dalam satu siklus semester.

10. Menyusun Rekomendasi Resmi

Setelah supervisi selesai, pengawas membuat:

a.       rekomendasi perbaikan tertulis,

2. timeline tindak lanjut,
3. indikator keberhasilan,
4. pendampingan lanjutan.

Rekomendasi menjadi dasar perubahan madrasah.

C. Prinsip Penting yang Harus Dipegang Pengawas

1. Tidak menyalahkan, tetapi membina.
2. Fokus pada solusi, bukan kekurangan.
3. Membangun motivasi internal guru dan kepala madrasah.
4. Bersikap konsisten dan berkelanjutan.
5. Mengutamakan komunikasi yang santun dan humanis.
6. Menerapkan pendekatan coaching, bukan kontrol semata.
7. Menyertakan madrasah sebagai mitra sejajar dalam perubahan.

D. Kesimpulan

Madrasah dengan kompetensi administrasi rendah membutuhkan pengawas yang berjiwa pendamping, bukan pengawas yang sekadar mencari kekurangan. Melalui sikap empatik, kolaboratif, dan solutif, serta aksi nyata berupa pemetaan, pembinaan sistematis, pelatihan, pendampingan kepala madrasah, dan monitoring rutin, kualitas administrasi madrasah dapat meningkat secara signifikan.

Pengawas yang hadir dengan niat memperbaiki, bukan menghakimi, akan mampu menggerakkan madrasah menuju tertib administrasi, kuat manajemen, dan unggul mutu.

Bionarasi : Dr. Aty Mulyani, S.Ag., S.Pd., M.Pd. adalah seorang pendidik yang berdedikasi dalam pengembangan pendidikan di madrasah. Sebagai guru Biologi di MAN Insan Cendekia Jambi dan bertransformasi ke pendamping madrasah, ia aktif membimbing guru dalam meningkatkan kualitas pembelajaran. Selain itu, ia juga merupakan aktivis organisasi profesional PGM IND, PPMN, IGI, APSI, APMI, Forkom Ormas Jambi, yang berkontribusi dalam berbagai forum pendidikan. Sebagai penulis, Dr. Aty telah menghasilkan berbagai karya di bidang pendidikan dan manajemen pendidikan, yang menjadi referensi bagi pendidik dan praktisi pendidikan di Indonesia.